Les photos imprimées soumises par les clubs qui participent à ce concours sont rassemblées par la SPPQ en début de saison. Afin de permettre aux clubs participants de juger les photos soumises par tous les autres clubs, la SPPQ doit faire circuler la valise à travers le Québec. Avant le début de la saison active des différents clubs, la SPPQ prépare le calendrier et le parcours de la valise de photos et publie le document « Circuit calendrier et parcours » au début de l’automne
Pour que les membres de chaque club puissent documenter les notes qu’ils attribuent aux photos contenues dans la valise, la SPPQ publie un document « Formulaire de jugement individuel »
À la fin d’une session de jugement, pour que chaque club puisse compiler les notes attribuées par leurs membres, la SPPQ publie un tableau EXCEL « Compilation du jugement d’un club »